Evaluación y Seguimiento

7.9. Evaluación y seguimiento

Dentro del proceso de implementación de la propuesta la evaluación y el seguimiento se efectúa a través de la aplicación del PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).

Planeación

Dada la problemática en la entidad es obligatorio pensar en un plan estratégico que permita brindar soluciones, en este caso el diseño de la página web.

1.    Metas

ü  Inicialmente cuando la propuesta sea implementada se busca disminuir en un porcentaje referencial, el costo evaluado en factor tiempo y en otro porcentaje el costo operativo al realizar dicha labor.

ü  Otro propósito a corto plazo es el disminuir en forma marcada el flujo de llamadas por parte de los pacientes para solicitar sus citas, con esto los empleados encargados de esta función pueden lograr un mejor desempeño.

2.    Métodos para cumplirlas

ü  Para eso los encargados de la operatividad de la página deberán recurrir a los métodos estadísticos para verificar si se están cumpliendo los objetivos.

ü  Para esto se debe hacer seguimiento al número de llamadas efectuadas a la entidad después de haber implementado la propuesta de la página web.

3.    Capacitar

ü  Como es sabido un buen proceso de capacitación conlleva a mejorar los procesos dentro de la institución, el manejo de la página web debe ser el mejor y los operarios y usuarios deberán capacitarse en cuanto al manejo de la misma.

ü  Los operarios serán multiplicadores del conocimiento adquirido para que en un plazo prudente, la totalidad de los usuarios puedan solicitar sus servicios y optimizar sus tiempos.

ü  Identificación del servicio

ü  Solicitud y otorgamiento de citas medicas a través del manejo de una página web.

ü  Identificación de clientes

Administrativa y operativa Vivir I.P.S. Ltda. Sociedad de medicina Integral.

Pasos Claves del proceso

Entidades que han implementado el uso de páginas web para la atención primaria en salud.

Actualmente en Colombia existen entidades que han implementado con éxito el uso de páginas web para la solicitud y otorgamiento de citas médicas, la mayoría utiliza aun el sistema tradicional, no obstante estás son algunas de las que servirán al proyecto para evaluarse en cuanto a resultados obtenidos:

Nombre del centro	Pagina web
ESE Hospital de Fontibón	www.hospitalfontibon.gov.co/
Centro de Imágenes diagnosticas de Pereira S.A	www.imigra.com.co
EPS - Ventajas Comfenalco Valle	www.comfenalcovalle.com.co
Hospital Militar Central – Bogotá	www.hospitalmilitar.gov.co

Hacer

Es lo concerniente a la ejecución de la propuesta. Los procesos de implementación de la misma desde que se publique la página web en la red hasta su funcionamiento correcto y uso del personal administrativo, operativo y usuarios llevará un mes, que es el tiempo conveniente mientras se efectúan pruebas a la página y se pone en marcha.

Mejoras

La implementación dura 2 semanas de acuerdo a las especificaciones de tiempo del ingeniero encargado de la ejecución.

Cada año, a la página ha de hacérsele mantenimiento por lo menos 4 o 5 veces.

Verificar

Se realiza el seguimiento y se miden los procesos y el servicio contra las políticas, los objetivos y los requisitos del la aplicación e informes sobre los resultados con  el fin de determinar si se están cumpliendo a cabalidad las metas y propósitos inicialmente planteados.

Para tal efecto se dispone de un tiempo prudente (2 semanas) para corregir cualquier defecto en la operativa de la página web.

Actuar

Ante la eventualidad de alguna imperfección en la operativa de la página web, se requiere de una persona idónea para mantenerla en correcto funcionamiento. Para tal disposición, un ingeniero subcontratado.

Cabe resaltar que todos estos pasos se han de aplicar en la implementación de la propuesta como tal, no obstante en la etapa de estudio y perfectibilidad es conveniente aplicar el PHVA para refrescar un poco la idea central de la propuesta sobre el cómo debe ser y el que se debe hacer.

7.10. Indicadores de logros (impacto o aceptación)

A corto plazo

La reducción de llamadas por parte de los usuarios de la I.P.S se espera que en los tres primeros meses de implementación de la propuesta alcance un porcentaje superior al 35%. Dado que el uso de la internet se ha masificado incluso en las zonas rurales y alejadas de Vivir I.P.S Ltda., tomando como referencia la creciente compra de equipos de cómputo para el hogar, y que las personas que son usuarias de la entidad tienen medianamente poder adquisitivo. Lo cual los lleva a obtener equipos o pagar el servicio utilizado en salas independientes (Café Internet), esto incrementa el uso de la página lo cual reduce el de las líneas telefónicas.

Reducción de solicitudes personales de citas:

En el mismo periodo se espera que se reduzcan en por lo menos 10% el otorgamiento de citas personales.  Acudiendo a que el uso masivo de los sistemas de información y elementos informáticos, es una tendencia que necesita de culturización y de tiempo que en los primeros meses de implementación de la propuesta será la bandera o estandarte, de la institución el acomodar a la cultura del usuario, el uso significativo y eficaz de la tecnología en sus actividades diarias.

A la largo Plazo

La culturización y la vinculación de todos los usuarios de una forma interactiva a los procesos de solicitud y otorgamiento de citas médicas será una meta a conseguir a mediano o largo plazo. La variable que indica si se consigue o no este propósito, será la evaluación que se haga en cuanto al número de visitas a la página web, que se espera que para el primer trimestre de operaciones ascienda a 5040.  Promediando 70 visitas diarias.

Indicadores que evaluarán la propuesta:

ü  Visitas de los usuarios al día. (Promedio)

ü  Periodos de tiempo de imprevistos de funcionamiento (daños en la página que puedan dejarla temporalmente fuera de circulación)

ü  Acogida por parte de los usuarios y personal operativo

7.11. Documentación

El  objetivo principal de esta propuesta es crear un prototipo de pagina Web para solicitar citas medicas a través de internet a la empresa Vivir IPS, Sociedad de Medicina Integral, Sin embargo pensando principalmente en que más adelante quizás se implementará la propuesta los autor decidieron desarrollar  un blog en Blogger denominado “Propuesta vivir IPS” y, desde allí, dar a conocer el proyecto y  publicaciones futuras.

Por otra parte para dar a conocer nuestra propuesta a nivel departamental, el blog se dará a conocer en distintas redes sociales, entre las que cabe destacar: Facebook, y Twitter.